A inteligência artificial é associada à troca de pessoas por máquinas, mas o ganho real aparece em outro lugar. Para Diego Borges, profissional da área de administração de empresas, em empresas de engenharia e serviços, a tecnologia tem mostrado mais resultado ao liberar tempo das equipes em tarefas repetitivas, como orçamentos, contratos e documentos, do que ao substituir funções inteiras.
Orçamentos e propostas mais rápidos
Montar um orçamento técnico envolve levantar quantitativos, consultar tabelas de preços e organizar composições de custo. Ferramentas de IA conseguem extrair informações de projetos e planilhas, sugerir composições a partir de orçamentos anteriores e apontar itens que costumam ser esquecidos. O orçamentista continua responsável pela decisão final, mas gasta menos tempo em tarefas mecânicas.
Em propostas comerciais, a tecnologia ajuda a adaptar textos padrão a cada cliente e a conferir se todos os itens exigidos foram atendidos. Em licitações, a leitura de editais extensos fica mais rápida quando a ferramenta resume requisitos de habilitação, prazos e penalidades.
Os ganhos dependem da qualidade da base de dados da empresa. Orçamentos antigos desorganizados, com composições sem padrão, limitam o que a ferramenta consegue aproveitar. Organizar o histórico costuma ser o primeiro passo e já traz benefícios mesmo antes da adoção da IA.
Contratos e documentos sob controle
Empresas técnicas lidam com grande volume de documentos, como contratos, aditivos, ARTs, licenças, laudos e certificados com prazo de validade. Sistemas com IA classificam esses arquivos, extraem datas e valores e emitem alertas de vencimento. Conforme ressalta Diego Borges, o maior ganho está em evitar perdas por prazos esquecidos, como uma licença vencida que paralisa uma obra.
Na análise de contratos, as ferramentas destacam cláusulas de reajuste, multas e responsabilidades, permitindo que o gestor concentre a atenção nos pontos sensíveis. A leitura jurídica final continua com profissionais habilitados, mas a triagem inicial fica muito mais rápida.
Atendimento e financeiro também ganham agilidade
No atendimento, assistentes virtuais respondem a dúvidas frequentes de clientes e fornecedores, como andamento de pedidos, prazos de entrega e documentação necessária, e encaminham à equipe os casos que exigem análise. O serviço funciona fora do horário comercial e reduz interrupções no trabalho técnico.
Na área financeira, a tecnologia ajuda na conciliação de pagamentos, na classificação de despesas por obra ou centro de custo e em projeções de fluxo de caixa baseadas no histórico de recebimentos. Para empresas que trabalham com medições mensais e prazos longos de pagamento, antecipar períodos de caixa apertado faz diferença.
Onde a tecnologia ainda erra
Modelos de IA generativa podem produzir respostas convincentes e erradas, fenômeno conhecido como alucinação. Em um orçamento ou contrato, um número inventado pode custar caro. Por isso, toda saída usada em decisões precisa de revisão humana, e a ferramenta deve funcionar como apoio, não como responsável.
Outro risco está nos dados. Inserir informações de clientes, funcionários ou contratos em ferramentas abertas pode violar a Lei Geral de Proteção de Dados e expor informações estratégicas. Na leitura de Diego Borges, uma política interna clara, que defina quais ferramentas podem ser usadas e com quais dados, deve vir antes da adoção em larga escala.
Como começar sem desperdiçar investimento?
A adoção funciona melhor quando começa por processos repetitivos, com volume relevante e resultado fácil de medir, como triagem de documentos ou atendimento a dúvidas frequentes. Projetos-piloto curtos permitem comparar tempo e qualidade antes e depois, sem comprometer a operação inteira.
O treinamento das equipes completa o processo. Profissionais que entendem o que a ferramenta faz bem e onde ela falha tiram mais proveito e cometem menos erros. Como pondera Diego Borges, a tecnologia gera resultado quando se integra à rotina da empresa, e não quando vira apenas mais um sistema sem uso.